Các vấn đề gặp phải khi sắp xếp thời gian và làm sao để tránh chúng

CLAIRE TAK

Tất cả chúng ta đều có một quỹ thời giờ giới hạn mỗi ngày để hoàn thành các nhiệm vụ của mình. Nhưng tại sao chúng ta luôn cảm thấy có quá nhiều việc phải làm mà lại có quá ít thời gian?

Khi nghĩ về cách sắp xếp thời gian hiệu quả hơn, chúng ta có thể được nhắc nhở về việc chúng ta đang lãng phí bao nhiêu thời gian. Dù điều quan trọng là để tâm đến những điều gây xao lãng chẳng hạn như lướt mạng xã hội, nhưng rốt cuộc, việc sắp xếp thời gian tốt hơn có liên quan đến sự chú tâm và động lực.

Điều thực sự có thể hữu ích hơn là xem việc sắp xếp thời gian giống như việc kiểm soát sự chú tâm. Sau đó, hãy nghĩ về cách bạn có thể chuyển sự chú tâm và năng lượng của mình vào các dự án và những người cần có mức độ ưu tiên cao nhất.

Vấn đề của sắp xếp thời gian kém hiệu quả là gì?

Không bao giờ có đủ thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng có nghĩa là bạn có thể bị trễ hạn và bỏ lỡ những mục tiêu. Không chỉ vậy, không ai thích cảm giác hầu như không theo dõi được các thư điện tử, huống chi là các dự án lớn.

Khi cảm thấy bạn không kiểm soát được các ngày của mình, thì mức độ căng thẳng sẽ tăng lên và cuối cùng bạn có thể sẽ kiệt sức. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến động lực và cảm giác hoàn thành công việc của bạn.

10 lỗi phổ biến nhất khi sắp xếp thời gian là gì?

Tất cả bắt nguồn từ nhận thức – dưới đây là những lỗi sử dụng thời gian điển hình cần tránh.

1. Không đặt ưu tiên. Giữ một mảnh giấy ghi chú ở bàn làm việc của bạn ghi ba việc hàng đầu cần phải hoàn thành. Ngay cả khi bạn có những nhiệm vụ cấp bách khác phát sinh trong ngày, hãy quay lại ba mục tiêu hàng đầu trên giấy ghi chú của bạn.
2. Có quá nhiều việc phải làm. Bạn liên tục cảm thấy những mục tiêu của mình không thể đạt được phải không? Có lẽ đã đến lúc thừa nhận khối lượng công việc của bạn là quá tải. Đừng nhận nhiều việc hơn những gì bạn có thể xoay sở, và hãy lịch sự từ chối các nhiệm vụ mới – mọi người sẽ hiểu cho bạn.
3. Không dùng lịch của bạn để xếp giờ giấc làm việc chuyên sâu. Hãy sắp xếp lượng lớn thời gian để hoàn thành công việc có mức độ ưu tiên cao bằng cách đưa nó vào lịch của bạn.
4. Bắt đầu ngày mới của bạn với những công việc có mức độ ưu tiên thấp. Hãy bắt đầu với công việc cần sự tập trung hoàn toàn. Đây là những nhiệm vụ ưu tiên cao đòi hỏi cách suy nghĩ mang tính chiến lược.
5. Không biết sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng. Hãy làm những việc cấp bách trước, sau đó mới đến những việc quan trọng.
6. Nghĩ rằng bạn có thể đa nhiệm. Ý nghĩ này là hão huyền – [vì] bộ óc của chúng ta không được thiết kế để làm hai việc cùng một lúc. Bạn không phải đang làm nhiều việc cùng một lúc, mà thực ra bạn đang làm một việc một cách liên tục. Mỗi khi bạn chuyển đổi các nhiệm vụ như thế này, bạn đang khiến khả năng nhận thức và chỉ số IQ của mình thấp đi. Hãy chậm lại và cho bộ não của bạn một chút thời gian để hòa vào dòng chảy để làm việc chuyên sâu.  
7. Không lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Khi sắp kết thúc một ngày của mình, hãy suy nghĩ về ba điều quan trọng nhất cho ngày mai. Khi bạn chuẩn bị tốt hơn cho những gì sắp tới, điều đó có thể sẽ giúp bạn duy trì động lực.
8. Không có mục tiêu trường kỳ và mục tiêu ngắn hạn. Biết những gì cần hoàn thành trong một vài ngày tới hoặc trong một vài tháng tới có thể giúp bạn tập trung vào ngày hôm nay. Điều đó sẽ cho bạn một lối suy nghĩ tốt hơn để sắp xếp trước và biết những gì cần thực hiện trước.
9. Làm việc liên tục không nghỉ. Nếu ngồi ở bàn làm việc trong 5 tiếng đồng hồ không nghỉ, thì bạn đang cản trở khả năng suy nghĩ sáng tạo hơn. Hãy đặt một báo thức trên điện thoại của bạn để nghỉ giải lao thường xuyên.
10. Cho phép những thứ gây xao nhãng làm chủ. Mạng xã hội, các thư điện tử, và tin nhắn có thể dễ dàng làm bạn mất thời gian. Hãy tiếp tục làm việc bằng cách tắt những thông báo và đặt ra thời điểm kiểm tra chúng.

Ba kiểu lãng phí thời gian hàng đầu là gì?

Có vô số kiểu lãng phí thời gian, nhưng theo kết quả cuộc khảo sát về Lãng Phí Thời Gian Tại Nơi Làm Việc năm 2022 từ nhu liệu quản lý dự án TeamStage, thì đây là những nguyên nhân hàng đầu.

Liên tục kiểm tra thư điện tử. Một báo cáo riêng cho thấy có 31% người đã dùng những thông báo để kiểm tra thư điện tử ngay khi chúng được gửi đến. Hãy gom thư điện tử thành nhóm, chẳng hạn như mỗi giờ một lần để giảm bớt sự gián đoạn.

Những cuộc họp không cần thiết. Tất cả chúng ta đều đã từng ngồi trong các  cuộc họp có giá trị thấp. Trung bình nhân viên dành 21.5 tiếng cho các cuộc họp mỗi tuần và 62 cuộc họp mỗi tháng. Có một danh sách các mục sẽ được thảo luận tại một cuộc họp chính thức và những mục tiêu cho mỗi cuộc họp có thể giúp giảm bớt các cuộc họp vô nghĩa.

Mạng xã hội. Trừ phi công việc của bạn yêu cầu, còn không thì bạn hãy tắt các chuông báo trên mạng xã hội và đặt giới hạn cho những thời điểm bạn có thể kiểm tra.

Làm thế nào để bạn giải quyết các vấn đề sắp xếp thời gian?

Không có giải pháp kỳ diệu nào có thể khắc phục ngay lập tức các vấn đề sắp xếp thời gian của bạn. Hãy bắt đầu với những thói quen của bạn và xác định những gì cần phải thay đổi. Đây là lý do vì sao điều quan trọng là phải hiểu những sai lầm lớn nhất và những việc gây lãng phí thời gian là gì.

Sự thay đổi không đến một cách dễ dàng, nhưng với ý định và sự kiên trì, điều đó có thể diễn ra. Chẳng hạn như bạn hãy bắt đầu ngày mới với ba việc bạn cần hoàn thành và ghi giờ giấc vào lịch của bạn để thực hiện cho xong. Khi bắt đầu chú ý đến các công việc ưu tiên của mình, thì bạn có thể cảm nhận được có thêm động lực để hoàn thành chúng. 

Bạn cũng sẽ bắt đầu hiểu mình cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành các việc và dự án cụ thể. Hãy liên tục kiểm tra việc nào hiệu quả và điều chỉnh, để cải thiện những phương pháp này đồng thời loại bỏ những gì không phù hợp với bạn.

3 yếu tố nào ảnh hưởng đến cách sắp xếp thời gian?

Thứ tự ưu tiên, thái độ, và giao tiếp ảnh hưởng đến sự tập trung và năng lượng của bạn.

Việc đặt thứ tự ưu tiên bắt đầu với những gì bạn cần hoàn thành ở cả cấp độ vi mô (hàng ngày) và cấp độ vĩ mô (hàng quý hoặc hàng năm). Thiết lập mục tiêu cũng là một phần của sự ưu tiên. Hãy nghĩ về vị trí bạn muốn đạt được trong năm tới hoặc 10 năm tới. Việc đặt ưu tiên giúp làm rõ điều gì đáng và không đáng để bạn dành thời gian.

Thái độ hoặc động lực có thể tạo ra một khác biệt lớn trong việc sắp xếp thời gian và sự tập trung của bạn. Một tác nhân lớn của động lực là sự tự chủ và khả năng làm việc trong các dự án thú vị. Đây là những thứ có khả năng khơi dậy sự sáng tạo và niềm vui nhất. Một cách tuyệt vời để duy trì động lực là đặt thứ tự ưu tiên của những dự án hấp dẫn này sau những dự án nhàm chán, để đem lại cho bạn sự mong chờ.

Giao tiếp hiệu quả không chỉ là về tin nhắn, các cuộc họp, và thư điện tử. Hãy nghĩ đó là việc tiếp xúc với những người khác và bảo đảm mức độ hiểu biết và liên kết cao hơn. Không bao giờ đưa ra bất kỳ giả định nào, luôn yêu cầu sự rõ ràng, và ngắn gọn.

Thay vì hài lòng với câu trả lời “đúng” hoặc “đồng ý” từ một đồng nghiệp, bạn hãy tiến thêm một bước. Hãy hỏi về những hoạt động nào cần được thực hiện riêng biệt và thực hiện cùng nhau vì cuộc trao đổi này là trực tiếp. Điều này giúp tránh lặp lại các cuộc trao đổi hoặc các đồng nghiệp làm những nhiệm vụ không đúng.

Sự thay đổi cần có thời gian

Khi bạn áp dụng những thói quen mới trong việc sắp đặt sự tập trung và chú ý của mình, hãy kiên nhẫn bởi vì cần có thời gian để phát triển những kỹ năng chưa quen thuộc. Thông qua sự kiên trì và thử nghiệm cách nào hiệu quả và cách nào không hiệu quả, bạn có thể nhận thấy mình không còn căng thẳng hay cảm thấy kiểm soát được và tự tin hơn trong cuộc sống hàng ngày.

Hãy bỏ đi những thứ làm phí thời gian và làm mất tập trung trong khi cải thiện khả năng sắp xếp thời gian, và sự chú ý của bạn có thể giúp bạn tăng tối đa tầm ảnh hưởng của mình và đạt được những mục tiêu của bản thân.