Cách giao tiếp nơi công sở có thể làm nên thành công hay thất bại

JEFF MINICK

Các chỉ huy quân sự đã từng sử dụng những người truyền tin để chuyển các câu hỏi hoặc một quyết định thay đổi chiến thuật cho các đơn vị khác. Vị sĩ quan sáng suốt yêu cầu người truyền tin này lặp lại các chỉ dẫn của anh ta để bảo đảm rằng thông tin được truyền đạt đúng nguyên văn khi chuyển đi.

Trên kệ sách của mình, tôi có hai bộ sưu tập thư tín giữa những người chỉ huy và cấp dưới của họ trong thời Nội Chiến. Dù được viết bằng ngôn ngữ trịnh trọng hơn ở thời đại đó, nhưng hầu hết những thông điệp này đều truyền tải rất rõ ràng các mệnh lệnh và đề nghị của họ. Việc ban hành những chỉ thị bị cắt xén, như đôi khi đã xảy ra, có thể gây nguy hiểm đến tính mạng của hàng ngàn binh sĩ và nguy cơ bại trận.

Dù là thời đó hay thời nay, những sai lầm như vậy gây ra tổn thất còn nhiều hơn bất cứ cuộc chiến nào. Hầu hết chúng ta từng nhận được những mẫu tin nhắn hoặc thư điện tử khiến chúng ta cảm thấy hoang mang – gây khó hiểu hơn là làm sáng tỏ một tình huống cụ thể nào đó.

Sau đây chỉ là một ví dụ nhỏ: Người quản lý một công ty phụ kiện ở New York nhắn tin cho một nhà phân phối phụ kiện ở Idaho, muốn được bàn công việc lúc 11 giờ sáng. Có vấn đề gì không? Idaho có hai múi giờ – múi giờ miền Núi và múi giờ Thái Bình Dương – còn New York lại theo giờ miền Đông. Người nhận tin phải mất vài phút để xác định lại thời gian, vì nếu cô ấy cho rằng nhà cung cấp của mình muốn nói là 11 giờ sáng theo giờ Thái Bình Dương, thì có thể cô ấy sẽ lỡ hoàn toàn cuộc hẹn này.

Không chỉ khiến chi phí của các doanh nghiệp Hoa Kỳ tốn kém hàng trăm tỷ dollar mỗi năm, các bản ghi nhớ ở văn phòng và các hướng dẫn bằng lời nói được trình bày không tốt còn dẫn tới sự ngờ vực giữa nhân viên và cấp trên, ảnh hưởng xấu đến tinh thần làm việc, và thậm chí làm tổn hại đến hoạt động và danh tiếng của công ty.

Dưới đây là một số lời khuyên có thể cải thiện đáng kể hiệu suất tại công sở và, cho cả tình bằng hữu, hôn nhân, cũng như các mối quan hệ khác.

Chúng ta có thể thực hiện phương pháp “Lặp Lại Như Vẹt” (Poll Parrot). Những người quản lý có thể lặp lại các mệnh lệnh cho cấp dưới của họ. Người quản lý chỉ thị cho nhân viên của mình cần hoàn thành một dự án trước ngày 01/01, vậy nên khi kết thúc cuộc trò chuyện, ông có thể nói: “Mong mọi người hãy nhớ – chúng ta không được để muộn hơn ngày đầu tiên của năm.” Để bảo đảm nhân viên đã hiểu rõ, hãy cho họ lặp lại chỉ dẫn: “Đã rõ. Ngày 01/01.”

Bạn hãy cải thiện khả năng viết vốn chưa được hoàn thiện. Hãy chú trọng ngữ pháp và chính tả. Tránh sử dụng tiếng lóng, ngôn ngữ trịnh trọng, hay mang tính học thuật để tỏ ra thông minh, mà trên thực tế, thường không ai có thể hiểu được.

Những nhà quản lý và các nhân viên sử dụng bàn phím không cần phải là những đại văn hào Shakespeare hay Hemingway. Thay vào đó, họ nên hướng đến việc diễn đạt một cách rõ ràng và súc tích.

Khi các trường phổ thông và đại học vẫn tiếp tục đào tạo ra những sinh viên yếu kém về khả năng viết lách, thì vấn đề này sẽ ngày càng tệ hơn. Các doanh nghiệp Mỹ đã chi rất nhiều tiền để dạy cho nhân viên những điều căn bản trong cách bố cục câu từ. Các tổ chức gặp vấn đề này có thể thuê một nguồn lực bên ngoài để lập ra các khóa đào tạo năng lực viết hoặc tiến hành các khóa đào tạo riêng của họ. Vô số cẩm nang hướng dẫn kỹ thuật viết hiện có ở các hiệu sách và thư viện.

Bởi vì bạn có thể không biết được nền tảng giáo dục hoặc năng lực đọc viết của những người bạn giao tiếp, nên bạn có thể sử dụng máy đánh giá đọc hiểu (Flesch–Kincaid calculator) để đánh giá mức độ dễ hiểu của các bản ghi nhớ, thư điện tử, và các tài liệu văn bản khác của chính bạn. Tôi không dùng đến thiết bị này, nhưng tôi đã sử dụng nó để đánh giá hai đoạn đầu tiên của bài viết này. Thiết bị này chấm điểm bài viết của tôi ở trình độ cao đẳng, với số điểm 34.9/100. Một điểm số cao hơn có nghĩa là bài viết của tôi dễ tiếp cận hơn. (Nếu bạn là độc giả của Insight, tôi mong là bạn đang thấy những gì tôi viết là ổn.)

Cuối cùng, bạn hãy nhờ một người khác đọc lại một tài liệu quan trọng trước khi gửi đi. Sự trợ giúp thêm đó có thể giúp người viết sửa lỗi, tránh vô ý làm mất lòng, và truyền tải đúng thông điệp.

Sự rõ ràng cùng với lịch sự chính là mục tiêu.

Ông Jeff Minick có bốn người con và rất nhiều cháu đang ở tuổi mới lớn. Trong 20 năm, ông đã dạy lịch sử, văn học và ngôn ngữ Latin cho các học sinh tại Asheville, North Carolina.