Nghệ thuật giao tiếp qua văn viết

SANDY LINDSEY

Giao tiếp dưới dạng văn viết cũng giống như vẽ tranh bằng ngôn từ vậy. Trong khi trở thành họa sĩ thì cần sở hữu những khả năng ít người có được, những cách sau đây có thể giúp bất cứ ai trở thành một người giao tiếp tốt hơn.

Ngữ khí phù hợp

Những người giao tiếp giỏi nhất là những người vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp vừa tạo được sự gần gũi trong mọi giao tiếp văn từ của họ. Điều này có nghĩa là họ trò chuyện chứ không phải lên lớp độc giả của mình; hãy tránh sử dụng giọng điệu thuyết giáo hoặc trách móc. Không ai thích bị trách móc cả, và rất có thể mọi người sẽ ngừng đọc hoặc đọc lướt qua một thông điệp mang tính thuyết giáo mà không thực sự hiểu được nó.

Trong khi viết, hãy tưởng tượng rằng ai đó hoặc những người đọc đoạn ấy đang ngồi trong phòng cùng bạn. Hãy viết thông điệp sao cho nếu được đọc to lên, thì thông điệp đó sẽ giống như một cuộc trò chuyện vui vẻ, thú vị. Hãy viết như thể nếu bạn là người đọc, bạn sẽ háo hức say sưa và thưởng thức từng câu chữ.

Lỗi chính tả

Cách chắc chắn nhất để làm hỏng một bài viết chuyên nghiệp là viết sai chính tả, sử dụng sai ngữ pháp, hoặc phạm các lỗi đánh máy dễ tránh. Ngay cả những nhà văn giàu kinh nghiệm nhất cũng vướng các lỗi này, cho nên họ biết cần phải rà soát tác phẩm của mình; đây cũng là lý do vì sao hầu hết các ấn phẩm đều có biên tập viên đọc mọi thứ trước khi ấn phẩm đó được xuất bản.

Sử dụng một ứng dụng soát chính tả có thể giúp tìm ra những lỗi này nhờ đó lỗi có thể được sửa trước khi bạn bấm “gửi đi”. Những công cụ soát chính tả rất dễ tìm và dễ sử dụng, và bất cứ khi nào có thể, bạn hãy nhờ ai đó đọc những gì bạn viết để tìm ra những câu từ hay thuật ngữ vụng về hoặc có thể không có ý nghĩa.

Đi thẳng vào nội dung chính

Những người giao tiếp giỏi nhất biết cách “dẫn dắt đến các thông tin quan trọng,” nghĩa là họ đi thẳng vào nội dung chính và sau đó bổ sung thêm các chi tiết. Họ biết cách bắt đầu bằng một sự kiện hoặc lời tuyên bố khiến độc giả tiếp tục đọc. Nếu bạn “vòng vo dài dòng”, bạn có nguy cơ đánh mất độc giả trước khi bạn có thể nói cho họ biết điều quan trọng. Trang web Journalism 101 nói rằng hãy bắt đầu với luận điểm chính và sau đó mở rộng sang các chi tiết quan trọng, có liên quan, như thể những gì bạn đang viết trông giống như một kim tự tháp.

Suy đi nghĩ lại

Chúng ta dễ bị cuốn vào lối viết khéo léo, nhưng luôn có rủi ro là độc giả của bạn không “hiểu được”.Vì vậy, bạn nên lập kế hoạch tốt hơn để viết điều gì đó mà bạn sẽ không hối tiếc về sau.

Lời khuyên tương tự cũng áp dụng trong trường hợp bạn khó chịu về một chủ đề, vì bạn có thể viết ra điều gì đó khiến bạn bị xem là thô lỗ hoặc quá tự ái.

Một thời điểm khác bạn nên tránh xa cây bút hoặc bàn phím là khi mệt mỏi hoặc đang gấp gáp. Những tình huống này cũng thường dẫn đến các câu văn không trôi chảy hoặc diễn đạt sai sự thật. Tốt nhất là bạn nên chậm lại và viết cho đúng ngay từ đầu.

Viết thật đơn giản

Cố gắng tránh gây ấn tượng với độc giả của bạn bằng cách sử dụng những từ ngữ mà họ thường không sử dụng, hoặc có thể họ không hiểu. Một trong những người giao tiếp giỏi nhất là người dẫn chương trình truyền hình William F. Buckley Jr. – biệt danh của ông là “lời đao to búa lớn” (big words). Thật đáng tiếc, đặc điểm này khiến ông được nhiều người ngưỡng mộ và cũng bị nhiều người xa lánh – những người cảm thấy họ bị hạ thấp trong bài viết của ông. Hãy viết rõ ràng, theo cách mà bất cứ ai, từ nhà khoa học nghiên cứu hỏa tiễn cho đến học sinh trung học, đều có thể hiểu được. Nếu độc giả của bạn không hiểu các từ hoặc thuật ngữ bạn sử dụng, họ sẽ không thể hiểu hết những gì bạn đang cố gắng truyền đạt.