Nghệ thuật giữ phép lịch sự trong các giao tiếp kỹ thuật số

Khi các tin nhắn văn bản và email đang nhanh chóng thay thế các cuộc điện thoại và đối thoại trực tiếp, chúng tôi đã tổng hợp một số cách để giúp bạn cải thiện kỹ năng của mình.

Tạo ấn tượng tốt đẹp trong giao tiếp kỹ thuật số 

Cũng giống như khi bạn khởi đầu một cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại, hãy bắt đầu bằng bằng câu “Chúc buổi sáng tốt lành!” hoặc một lời chào tương tự. Đối với những tin nhắn văn bản hoặc email bạn gửi đi lần đầu tiên, hãy giới thiệu bản thân kèm lời giải thích vắn tắt về lý do bạn liên hệ với người đó. Hãy viết cẩn thận để hạn chế các lỗi đánh máy. Cố gắng không hồi đáp ngay lập tức các tin nhắn, hoặc cuộc gọi đến khi bạn đang bị bận trong một cuộc hội thoại trực tuyến khác; việc vô tình lẫn lộn những cuộc hội thoại với nhau rất dễ xảy ra, dẫn đến trả lời sai cho người nhận.

Đừng cư xử thô lỗ

Cũng giống như việc nói chuyện điện thoại lớn tiếng sẽ gây phiền nhiễu cho những người ở cạnh, trả lời tin nhắn hoặc email trong lúc bạn cần dành thời gian cho gia đình hoặc bạn bè cũng là một cách hành xử thô lỗ. Bạn có thể xin phép họ để tìm một chỗ yên tĩnh trong chốc lát và tập trung vào cuộc hội thoại của mình. Cần để tâm đến các tin nhắn văn bản bằng cách trả lời xoay quanh chủ đề đang được nói đến, đọc email cẩn thận và chú ý không bỏ sót chi tiết nào trước khi gửi đi. Không trả lời những câu hỏi mà khiến người nhận nghĩ rằng bạn đã không đọc nội dung email.

Hãy nghĩ hai lần rồi mới gõ phím 

Bạn sẽ không thể kiểm soát được những email hoặc tin nhắn đã gửi đi; chúng có thể được xoá đi ngay sau khi đọc, hoặc được lưu lại hoặc thậm chí là chia sẻ cho người  khác. 

Những tin nhắn gửi đi trong lúc say xỉn thường không đem lại kết quả tốt đẹp, cũng giống như vậy, bạn phản ứng trong lúc đang bực bội hoặc tức giận có thể gây phản tác dụng. 

Bạn cũng nên cẩn thận kiểm tra những tập tin đính kèm trước khi bạn gửi chúng đi. Mọi thứ bạn gửi đi bằng phương thức điện tử sẽ tồn tại mãi và không thể thu hồi. 

Tôi có đánh thức bạn không?  

Chúng ta rất dễ bỏ qua sự khác biệt về múi giờ, giống như một người ở New York gửi tin nhắn vào lúc 9 giờ sáng cho một người ở San Diego, khi ấy đang là 6 giờ sáng. 

Ngay cả với những người ở cùng múi giờ với bạn, gửi tin nhắn sau giờ làm việc cũng có thể là hành động thiếu tôn trọng. Trong trường hợp khẩn cấp, bạn hãy bắt đầu bằng một lời giải thích. Hoặc bạn có thể gửi một email nêu rõ lý do tại sao bạn sẽ gửi tin nhắn vào sáng sớm của ngày làm việc hôm sau.  

Chú ý đến thời gian phúc đáp

Khi bạn đã đọc xong tin nhắn hoặc email, phép lịch sự nói chung là nên thể hiện cho người gửi biết bạn đã nhận được tin nhắn, bạn làm điều đó càng sớm càng tốt. Ở mức tối thiểu, hãy phúc đáp bằng biểu tượng như “like” hoặc “thumbs up” để người gửi biết bạn đã đọc tin nhắn rồi. Khi gửi tin nhắn liên quan đến công việc, bạn nên  đi thẳng vào nội dung chính và giữ cho các đoạn hội thoại qua mạng càng ngắn càng tốt, như vậy sẽ giúp người ở đầu bên kia sớm quay lại với công việc của họ. 

Ông Bill Lindsey là một nhà văn từng đoạt giải thưởng và hiện đang sống ở Nam Florida.