Những gián đoạn liên tục trong chuỗi cung ứng của Hoa Kỳ đã khiến các nhà sản xuất phải xem xét và sửa đổi hệ thống quản lý hàng tồn kho của họ.

Quản lý hàng tồn kho theo đúng thời gian (Just-in-time: JIT), đòi hỏi lượng hàng tồn kho phù hợp vào đúng thời điểm, từ lâu đã trở thành tiêu chuẩn. Tuy nhiên, hệ thống Phòng khi cần thiết (Just-In-Case: JIC), một hệ thống tập trung vào việc giữ thêm hàng tồn kho trong tay, gần đây đã được chú ý.

Bà Billie ‘Akau’ola, giám đốc tại Riveron, một công ty tư vấn kinh doanh quốc gia, nói với The Epoch Times : “Câu hỏi giữa JIT và JIC là một câu hỏi mà các đội ngũlãnh đạo trên toàn thế giới đang phải đối mặt.”

JIT, được phát triển bởi các công ty Nhật Bản vào khoảng những năm 1970, luôn tập trung vào việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả, hoàn toàn ngược lại với việc dự trữ các bộ phận và vật tư trên kệ và trong kho.

Ông Dan Luttner, thành viên quản lý tại Plantensive, một Công ty của MorganFranklin cung cấp các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng, lập kế hoạch bán lẻ, và quản lý danh mục, nói với The Epoch Times: “Nhà sản xuất sẽ làm việc với các nhà cung cấp để sản phẩm hoặc nguyên liệu thô sẽ đến ngay khi họ cần và không sớm hơn.”

“Điều này sẽ dẫn đến lượng hàng tồn kho chính xác cần thiết để đáp ứng nhu cầu và không có bất kỳ hàng tồn kho dư thừa nào, điều này thường được thực hiện để tránh bất kỳ chi phí cho sự dư thừa nào.”

Vào năm 2020, sự bùng phát của đại dịch được chứng minh là một cú sốc bất ngờ đối với hệ thống tồn kho này.

Ông Luttner nói, “JIT dựa trên quy luật số lớn và phân tích hồi quy lịch sử về giá trị trung bình.”

Các công ty có thể sử dụng hiệu suất và xu hướng trong quá khứ để chuẩn bị cho việc bán hàng trong tương lai. Khi COVID-19 xuất hiện, nhu cầu đột nhiên trở nên bất ổn, giảm mạnh ở một số phân khúc, như vận tải và khách sạn, và tăng vọt ở những phân khúc khác, chẳng hạn như giấy vệ sinh và cửa hàng tạp hóa.

Ông  Luttner nói, “Vấn đề với JIT là khi nhu cầu trở nên thay đổi lớn, dự đoán về tương lai trở nên không chắc chắn.”

Khi các công ty phản ứng với thực tế mới, họ đã đánh giá hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình.

Ông Luttner lưu ý: “Trong khoảng 18 tháng qua, do hậu quả của đại dịch COVID-19, cách quản lý hàng tồn kho điển hình đã thay đổi. Nhiều công ty hiện đang lập kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho kiểu phòng-khi- cần thiết.”

Hệ thống quản lý hàng tồn kho này cố gắng duy trì lượng hàng dư thừa cho các sản phẩm có khối lượng lớn. Mục đích là để tránh tình trạng thiếu nguồn cung cấp và do đó, mất doanh thu. Trong trường hợp giấy vệ sinh, việc chuyển đổi sang JIC có thể được nhìn thấy trong các bước được thực hiện sau sự thiếu hụt vào năm 2020.

Ông Luttner cho biết: “Điều này buộc nhà sản xuất phải chuyển sang tồn kho dư thừa để đáp ứng nhu cầu cao.”

Đối với một số người, quyết định giữ lượng hàng tồn kho cao không có nghĩa là các kệ hàng của họ hiện đã đầy. Theo chuyên gia sản xuất Lisa Lang, những khoảng trống là dấu hiệu của một vòng luẩn quẩn tiêu cực do sự hoảng sợ của người tiêu dùng và các nhà sản xuất đấu tranh để có đủ lực lượng lao động và khả năng tiếp cận nguyên liệu thô.

Bà Lang nói với The Epoch Times: “JIC có nghĩa là các điểm trong chuỗi cung ứng có nhiều hơn cần thiết. Khi tình huống này xảy ra, những điểm khác không có đủ. Sự sai lệch này gây ra sự hoảng loạn và đặt hàng quá nhiều và khiến sai lệch nhiều hơn.”

Chẳng hạn, điều đó có thể khiến người tiêu dùng dự trữ nhiều mặt hàng hơn ở nhà, gây ra tình trạng tồn đọng đơn đặt hàng cho các nhà sản xuất. Khi sự thiếu hụt xảy ra do sự chậm trễ trong việc lấp đầy các đơn đặt hàng, người tiêu dùng có thể có động lực để tích trữ nhiều hơn, do đó tiếp tục chu kỳ đó.

Ông Lang cho biết, “Cho đến khi sự ổn định trở lại, tình trạng hoảng loạn sẽ tiếp tục.” 

Bà Akau’ola nói, khi xem xét các hệ thống quản lý hàng tồn kho, “điều quan trọng là phải hiểu một công ty có thể hoạt động trong bao lâu với hàng tồn kho trên tay và những điều chỉnh hoạt động nào cần được thực hiện để giải quyết các khó khăn hiện tại của chuỗi cung ứng, chẳng hạn như tăng chi phí vận chuyển và container và lưu tồn ở cảng, có liên quan để nhắm mục tiêu vào các kết quả tài chính.” 

Xác định các rủi ro và cơ hội của chuỗi cung ứng có thể hỗ trợ trong quá trình đánh giá. Trong tương lai, một số công ty sẽ tìm cách thực hiện những thay đổi để giảm thiểu rủi ro.

Ông Luttner nói, “Một lợi thế quan trọng của JIC là khả năng quản lý sự biến động của nhu cầu mà không để xảy ra tình trạng hết hàng hoặc tồn kho thấp, dẫn tới buộc phải đưa ra quyết định lựa chọn phục vụ khách hàng nào.”

JIC cũng cung cấp sự linh hoạt để có nhiều nguồn trong chuỗi cung ứng, điều này có thể giúp giảm thiểu rủi ro trong các giai đoạn gián đoạn. Có quá nhiều hàng tồn kho cũng có mặt trái của nó.

Bà Akau’ola nói, “Trong lĩnh vực bán lẻ, tháng 10, tháng 11 và tháng 12 — hoặc Quý 4 dương lịch — theo truyền thống là mùa mà một phần lớn lợi nhuận hàng năm được tạo ra. Có quá nhiều hàng tồn kho có thể tạo ra [lãng phí] vốn lưu động không cần thiết và rủi ro tài chính.”

Con đường tốt nhất về phía trước có thể là sự cân bằng giữa hai hệ thống tồn kho và các tổ chức có khả năng dựa vào dữ liệu phân tích và nhu cầu thường xuyên khi họ đưa ra quyết định.

Bà Akau’ola nói: “Các công ty cần giải quyết các lỗ hổng bằng cách đa dạng hóa các nhà cung cấp của họ, điều này có thể cho phép phương pháp tiếp cận JIT. Họ cũng nên dự trữ các nguyên liệu thiết yếu, vốn có lợi cho chiến lược JIC. Cả JIT và JIC đều không phải là một giải pháp dễ dàng và nhanh chóng.”

Sử dụng công nghệ cũng sẽ đóng một vai trò quan trọng.

Ông Luttner nói, “Nhiều công ty hiện đang đầu tư vào khả năng lập kế hoạch tiên tiến được hỗ trợ bởi công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo. Những khoản tăng đầu tư ngắn hạn này đang được chứng minh là mang lại lợi ích và tiết kiệm dài hạn.”

Bà Rachel Hartman là một tay viết tự do có kiến ​​thức nền tảng về kinh doanh và tài chính. Bài viết của bà đã xuất hiện trên các ấn phẩm trong nước và quốc tế trong hơn 10 năm. Bà sống ở Miami và thường xuyên đi du lịch.

Lưu Đức biên dịch
Quý vị tham khảo bản gốc từ The Epoch Times

Xem thêm: