Nghệ thuật viết thư tín
Cách viết thư, thư điện tử, và văn bản lịch sự và dễ hiểu
Giao tiếp dưới dạng văn bản cũng giống như vẽ tranh bằng ngôn từ vậy. Tuy rằng để trở thành một họa sĩ thì cần sở hữu những kỹ năng mà ít người có được, nhưng những cách dưới đây có thể giúp bất cứ ai trở thành một người có khả năng giao tiếp tốt hơn.
Sử dụng một giọng điệu phù hợp
Những người giỏi giao tiếp nhất là những người vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp vừa có được độ gần gũi trong mọi giao tiếp bằng văn bản của họ. Điều này có nghĩa là họ trò chuyện với độc giả của mình chứ không phải lên lớp họ, hãy tránh sử dụng một giọng điệu thuyết giáo hoặc trách móc. Không ai thích bị trách móc cả, và rất có thể mọi người sẽ ngừng đọc hoặc đọc lướt qua một thông điệp mang tính thuyết giáo mà không thực sự lĩnh hội được nó.
Trong khi viết, hãy tưởng tượng rằng ai đó hoặc những người đọc văn bản ấy đang ngồi trong phòng cùng bạn. Hãy viết thông điệp sao cho nếu nó được đọc to lên, thì thông điệp đó sẽ giống như một cuộc trò chuyện vui vẻ, thú vị. Hãy viết như thể nếu bạn là người đọc, bạn sẽ háo hức say sưa và thưởng thức từng câu chữ.
Mắc lỗi chính tả
Cách chắc chắn nhất để làm hỏng một văn bản được viết chuyên nghiệp là viết sai chính tả, sử dụng sai ngữ pháp, hoặc mắc các lỗi đánh máy dễ tránh. Thậm chí cả những nhà văn giàu kinh nghiệm nhất cũng mắc phải lỗi này, vậy nên họ biết cách rà soát tác phẩm của mình; đây cũng là lý do tại sao hầu hết các ấn phẩm đều có biên tập viên đọc mọi thứ trước khi ấn phẩm đó được xuất bản.
Sử dụng một ứng dụng như Grammarly có thể giúp xác định những lỗi này nhờ đó bạn có thể sửa lỗi trước khi nhấn “gửi đi.” Những công cụ kiểm tra chính tả rất dễ tìm và dễ sử dụng, và bất cứ khi nào có thể, bạn hãy nhờ ai đó đọc những gì bạn viết để tìm thấy những câu từ hay thuật ngữ vụng về hoặc có thể không có ý nghĩa.
Đi thẳng vào nội dung chính
Những người giao tiếp giỏi nhất biết cách “dẫn dắt đến các thông tin quan trọng,” nghĩa là họ đi thẳng vào nội dung chính và sau đó bổ sung thêm các chi tiết nhỏ. Họ biết cách bắt đầu bằng một sự kiện có thật hoặc lời tuyên bố mà có thể hoàn toàn thu hút độc giả để họ tiếp tục đọc [thông điệp đó]. Nếu bạn “vòng vo dài dòng,” bạn có nguy cơ đánh mất độc giả trước khi bạn có thể nói cho họ biết điều gì là thực sự quan trọng. Trang web Journalism 101 nói rằng hãy bắt đầu với luận điểm chính và sau đó mở rộng các chi tiết quan trọng, có liên quan, như thể những gì bạn đang viết trông giống như một kim tự tháp.
Suy nghĩ kỹ càng
Chúng ta dễ bị cuốn vào lối viết khéo léo, nhưng luôn có rủi ro là độc giả của bạn không “hiểu được,” vì vậy bạn nên lập một kế hoạch tốt hơn để viết điều gì đó mà bạn sẽ không hối tiếc về sau.
Lời khuyên tương tự cũng áp dụng trong trường hợp bạn khó chịu về một chủ đề, khi mà bạn có thể sẽ viết ra điều gì đó khiến bạn trông thô lỗ hoặc dễ bị tổn thương.
Một thời điểm khác mà bạn nên tránh xa cây bút hoặc bàn phím là khi bạn mệt mỏi hoặc đang gấp gáp. Những tình huống này cũng thường dẫn đến các câu văn không trôi chảy hoặc diễn đạt sai sự thật. Tốt nhất là bạn nên chậm lại và viết cho đúng ngay từ lần đầu tiên.
Chi Lan biên dịch
Quý vị tham khảo bản gốc từ The Epoch Times
