5 ứng dụng quản lý nhóm giúp văn phòng của bạn đi đúng hướng hơn
Với môi trường công sở có nhịp độ làm việc nhanh như ngày nay, việc giao tiếp thông suốt là rất quan trọng. Có một số phần mềm cộng tác, chẳng hạn như ứng dụng (app) quản lý nhóm có thể đơn giản hóa quy trình giao tiếp. Bởi vì quy trình làm việc bao gồm rất nhiều bước, nội dung được truyền đạt đến các thành viên và bộ phận là khác nhau, và các thành viên trong nhóm không nhất thiết phải làm việc trong cùng một tòa nhà.
Sử dụng ứng dụng quản lý nhóm có thể bảo trì được sự đồng bộ hóa, từ đó đạt được mục đích là đơn giản hóa quy trình làm việc, đây là điều rất quan trọng. Ứng dụng quản lý có rất nhiều tùy chọn như lên lịch, theo dõi công việc, lập kế hoạch bổ sung, lưu trữ tài liệu và các tính năng khác tùy theo nhu cầu của nhóm.
Dưới đây là 5 ứng dụng quản lý nhóm tốt nhất, có thể giúp nhân viên của bạn luôn đi đúng hướng.
1. Teamwork.com
Teamwork cho phép nhiều người cộng tác trong cùng một dự án và nâng cao hiệu quả. Phần mềm này chủ yếu được thiết kế cho nhóm, phiên bản miễn phí của nó cung cấp tính năng quản lý công việc cơ bản, thiết lập cột mốc và nhắn tin văn bản cho các cá nhân và nhóm nhỏ. Teamwork là sự lựa chọn tuyệt vời cho những cá nhân hoặc văn phòng coi trọng sự đơn giản và thiết thực. Quá trình cài đặt rất đơn giản, cách sử dụng cũng không phức tạp như các phần mềm khác. Nó còn tương thích với các ứng dụng khác như Slack và QuickBooks, v.v.
Ưu điểm của Teamwork là danh sách việc cần làm của người dùng có thể được tích hợp vào các dự án phức tạp hơn (với nhiều tiến độ công việc). Nó cũng cho phép tích hợp tiến độ công việc của mọi người với các dự án khác nhau, vì vậy bạn có thể xem nhanh công việc nào đã hoàn thành và công việc nào đã được giao cho ai. Đặc điểm này khiến ai cũng không dám lười biếng, vì không ai muốn tụt lại phía sau và ảnh hưởng đến tiến độ của người khác.
Teamwork còn có một điểm tốt nữa là cung cấp bộ ứng dụng dành cho tổ chức nhỏ hoặc lớn với giá cả khác nhau. Người dùng có thể lựa chọn bộ ứng dụng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
2. Monday.com
Điểm mạnh của Monday.com là trực quan hóa công việc để người dùng cuối có thể hiểu ngay nội dung công việc. Thoạt nhìn, giao diện của ứng dụng này trông rất đơn giản, nhưng thực ra ẩn chứa rất nhiều chức năng, vậy nên hơi khó sử dụng và có thể khiến bạn phải tốn một chút công phu.
Tin nhắn của các thành viên trong nhóm sẽ được cập nhật theo thời gian thực. Do đó, tất cả mọi người tham gia vào dự án đều biết tiến độ của từng phần công việc trong danh sách việc cần làm. Monday.com rất tiện lợi cho việc quản lý dự án giữa các bộ phận. Hướng dẫn sử dụng của nó rất rõ ràng và dễ hiểu. Những người đam mê bảng tính có thể sẽ ước Monday.com tích hợp quy trình công việc tốt hơn một chút. Bỏ việc tích hợp sang một bên, tính dễ sử dụng và khả năng mở rộng làm cho Monday.com trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức thuộc mọi quy mô.
3. ClickUp
ClickUp cần tốn nhiều thời gian hơn vào bước triển khai ban đầu, nhưng rất nhiều công ty nhận thấy nỗ lực này rất xứng đáng. Ngoài ra, ClickUp có thể lên lịch công việc theo thời hạn, đơn vị chịu trách nhiệm hoặc bất kỳ yếu tố của dự án nào mà bạn quan tâm. Người dùng chỉ cần thao tác trên một bảng điều khiển (dashboard) duy nhất, chuyển đổi qua lại cũng rất dễ dàng.
Giao diện của ClickUp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc giao tiếp nội bộ, trao đổi công việc cụ thể và thao tác danh sách việc cần làm, nâng cao trách nhiệm giải trình và cung cấp hồ sơ sử dụng để tham khảo trong tương lai. Nếu nói ClickUp có điểm yếu, thì đó là có quá nhiều tính năng khiến người dùng cuối đôi khi sẽ bị nhầm lẫn. Bạn có thể nói trước với nhân viên những tính năng nào sẽ được sử dụng và những tính năng nào có thể bỏ qua, như thế sẽ không có vấn đề gì.
4. Asana
Asana làm rất tốt cả việc quản lý công việc kinh doanh hàng ngày và lập kế hoạch cấp cao. Bạn có thể sẽ thích chức năng quản lý tập trung các ghi chú, tệp và dữ liệu của Asana. Điểm mạnh của ứng dụng này khi dùng cho nhóm bao gồm phân công và theo dõi, cộng tác và quản lý cuộc họp ảo.
Asana có thể được cài đặt trong vài phút, giao diện của nó cho phép những người thích cạnh tranh cảm thấy có thành tựu khi họ đánh dấu từng nhiệm vụ đã hoàn thành. Một điều tuyệt vời nữa là phần mềm này sẽ không khiến người dùng quá tải, nó có thể giữ cho danh sách những việc cần làm được ngăn nắp.
Một lợi ích khác là ứng dụng này thường xuyên được cập nhật các tính năng mới. Asana mỗi năm đều đang tăng thêm các tính năng, ví dụ như hộp thư thoại video, chuyển giọng nói thành văn bản và cá nhân hóa giao diện người dùng, v.v. Họ cũng đang liên tục cập nhật và tích hợp với các ứng dụng hiện có. Một ứng dụng liên tục thích ứng với sở thích của người dùng thay vì trì trệ sẽ hữu ích hơn cho cả nhóm. Khả năng giao tiếp văn phòng của phần mềm này cũng đang không ngừng được cải thiện.
5. Google Tasks
Đúng như dự đoán, Google tham gia vào ngành sáng tạo danh sách những việc cần làm chủ yếu là để thu hút các nhóm người dùng ở quy mô lớn. Thiết kế của Google cũng bao gồm việc kết nối các nhóm theo thời gian và ranh giới địa lý. Đối với những người đã quen thuộc với các sản phẩm của Google như Gmail thì sẽ rất nhanh nắm bắt được giao diện của Google Task.
Google Task tương thích với các sản phẩm khác của Google và có thể giảm đáng kể thời gian khởi động. Mặc dù dịch vụ khách hàng của Google Tasks không dễ liên hệ nhưng hầu hết người dùng có lẽ đều không cần đến nó. Chức năng của Google Tasks không hề nhiều, chủ yếu là quản lý công việc theo định hướng nhóm cơ bản. Một số doanh nghiệp lớn làm việc trong các dự án phức tạp và đòi hỏi các tùy chọn cá nhân hóa cao có thể sẽ chọn các phần mềm khác. Tuy nhiên, đối với những người dùng muốn nhanh chóng bắt tay vào xây dựng một ứng dụng quản lý, thì ứng dụng này sẽ là cách nhanh nhất, bởi vì thiết kế của Google Tasks cũng giống như phong cách của các sản phẩm khác của Google, người dùng nếu đã quen thuộc thì rất dễ sử dụng.
Kết luận
Trừ một vài trường hợp thiểu số, thì nhân viên ngày nay không nhất thiết phải đến văn phòng mỗi ngày. Nếu làm việc trong cùng một không gian văn phòng thì các thành viên trong nhóm có thể cộng tác trực tiếp, nhưng với sự phát triển của các công nghệ từ xa, tình huống đã không còn như vậy nữa.
Do đó, cho dù nhóm của bạn lớn hay nhỏ, tại văn phòng hay là từ xa, bạn đều nên có một hệ thống quản lý. Việc chọn đúng ứng dụng quản lý có thể giúp quy trình làm việc trôi chảy hơn và xây dựng tinh thần đồng đội của cả nhóm dễ hơn. Các ứng dụng và phần mềm quản lý nhóm cung cấp rất nhiều tùy chọn, và điều quan trọng là hãy chọn phương án hữu dụng nhất cho doanh nghiệp và nhóm của bạn.
Bản gốc tiếng Anh: 5 Ứng dụng quản lý nhóm tốt nhất được đăng trên trang web Calendar.
Tác giả: John Hall
