Hãy chắc chắn rằng mọi người nghe và hiểu hết những gì quý vị thực sự muốn truyền đạt

Các chỉ huy quân sự đã từng sử dụng những người truyền tin để chuyển các câu hỏi hoặc một quyết định thay đổi chiến thuật cho các đơn vị khác. Vị sĩ quan sáng suốt yêu cầu người truyền tin này lặp lại các chỉ dẫn của anh ta để bảo đảm rằng thông tin được truyền đạt đúng nguyên văn khi chuyển đi.

Trên kệ sách của mình, tôi có hai bộ sưu tập thư tín giữa những người chỉ huy và cấp dưới của họ trong thời Nội Chiến. Dù được viết bằng ngôn ngữ trịnh trọng hơn ở thời đại đó, nhưng hầu hết những thông điệp này đều truyền tải rất rõ ràng các mệnh lệnh và đề xướng của họ. Việc ban hành những chỉ thị bị cắt xén, như đôi khi đã xảy ra, có thể gây nguy hiểm đến tính mạng của hàng ngàn binh sĩ và nguy cơ bại trận.

Dù là thời đó hay thời nay, những sai lầm như vậy gây ra tổn thất còn nhiều hơn bất cứ cuộc chiến nào. Hầu hết chúng ta từng nhận được những mẫu tin nhắn hoặc thư điện tử khiến chúng ta cảm thấy bối rối, khó hiểu hơn là làm rõ một tình huống cụ thể nào đó.

Sau đây chỉ là một ví dụ nhỏ: Người quản lý một công ty phụ kiện ở New York nhắn tin cho một nhà phân phối phụ kiện ở Idaho, đặt lịch trao đổi lúc 11 giờ sáng. Có vấn đề gì không? Idaho có hai múi giờ — múi giờ miền Núi và múi giờ Thái Bình Dương — còn New York lại theo giờ miền Đông. Người nhận tin phải mất vài phút để xác định lại thời gian, vì nếu cô ấy cho rằng nhà cung cấp của mình muốn nói là 11 giờ sáng theo giờ Thái Bình Dương, thì có thể cô ấy sẽ bỏ lỡ hoàn toàn cuộc hẹn này.

Không chỉ khiến chi phí của các doanh nghiệp Hoa Kỳ tốn kém hàng trăm tỷ dollar mỗi năm, các bản ghi nhớ ở văn phòng và các hướng dẫn bằng lời nói được trình bày không tốt còn dẫn tới sự ngờ vực giữa nhân viên và người giám sát, ảnh hưởng xấu tới tinh thần làm việc, và thậm chí làm tổn hại đến hoạt động và danh tiếng của công ty.

Dưới đây là một số lời khuyên có thể cải thiện đáng kể hiệu quả công việc tại công sở và, cho cả tình bằng hữu, hôn nhân, cũng như các mối quan hệ khác.

Chúng ta có thể thực hiện phương pháp “Lặp Lại Như Vẹt” (Poll Parrot). Những người quản lý có thể lặp lại các mệnh lệnh cho cấp dưới của họ. Người quản lý chỉ thị cho nhân viên của mình cần hoàn thành một dự án trước ngày 01/01, vậy nên khi kết thúc cuộc trò chuyện, ông có thể nói: “Mong mọi người hãy nhớ — chúng ta không được để muộn hơn ngày đầu tiên của năm.” Để bảo đảm nhân viên đã hiểu rõ, hãy cho họ lặp lại chỉ dẫn: “Đã rõ. Ngày 01/01.”

Quý vị hãy cải thiện kỹ năng viết vốn chưa được hoàn thiện. Hãy chú trọng ngữ pháp và chính tả. Tránh sử dụng biệt ngữ, ngôn ngữ trịnh trọng, hay mang tính học thuật để tỏ ra thông minh, mà trên thực tế, thường không ai có thể hiểu được.

Những nhà quản lý và các nhân viên sử dụng bàn phím không cần phải là những đại văn hào Shakespeare hay Hemingway. Thay vào đó, họ nên hướng đến việc diễn đạt một cách rõ ràng và súc tích.

Khi các trường phổ thông và đại học vẫn tiếp tục đào tạo ra những sinh viên yếu kém về khả năng viết lách, thì vấn đề này sẽ ngày càng tệ hơn. Các doanh nghiệp Mỹ đã chi rất nhiều tiền để dạy các kỹ năng soạn thảo căn bản cho nhân viên. Các tổ chức gặp vấn đề này có thể thuê một nguồn lực bên ngoài để xây dựng các khóa đào tạo kỹ năng viết hoặc tiến hành các khóa đào tạo riêng của họ. Vô số cẩm nang hướng dẫn kỹ năng viết hiện có ở các hiệu sách và thư viện.

Bởi vì quý vị có thể không biết được nền tảng giáo dục hoặc kỹ năng đọc viết của những người mà quý vị giao tiếp, nên quý vị có thể cân nhắc sử dụng máy đánh giá đọc hiểu Flesch–Kincaid để đánh giá mức độ dễ hiểu của các bản ghi nhớ, thư điện tử, và các tài liệu văn bản khác của chính quý vị. Tôi không dùng đến thiết bị này, nhưng tôi đã sử dụng nó để đánh giá hai đoạn đầu tiên của bài viết này. Thiết bị này chấm điểm bài viết của tôi ở trình độ cao đẳng, với số điểm 34.9/100. Một số điểm cao hơn có nghĩa là bài viết của tôi dễ tiếp cận hơn. (Nếu quý vị là độc giả của Insight, tôi mong là quý vị đang thấy những gì tôi viết là ổn.)

Cuối cùng, quý vị hãy nhờ một người khác đọc lại một tài liệu quan trọng trước khi gửi đi. Nỗ lực phụ trợ đó có thể giúp người viết sửa lỗi, tránh vô ý làm mất lòng, và truyền tải đúng thông điệp.

Sự rõ ràng cùng với phép lịch sự chính là mục tiêu.


Jeff Minick
BTV Epoch Times Tiếng Anh
Ông Jeff Minick sống và sáng tác ở Front Royal, Virginia. Ông là tác giả của hai cuốn tiểu thuyết có nhan đề “Amanda Bell” và “Dust on their Wings,” và hai tác phẩm phi hư cấu mang tên “Learning as I Go” và “Movies Make the Man.”

Linh Đan biên dịch
Quý vị tham khảo bản gốc từ The Epoch Times

Chia sẻ bài viết này tới bạn bè của bạn